Vsebina
Učinkovit sistem arhiviranja vam lahko prihrani čas in energijo, če imate pomembne informacije, ki jih je treba hitro priklicati iz velike količine datotek. Obstajata dve vrsti zbirk, ki uporabljajo številke ali številske sisteme in tiste, ki uporabljajo črke ali abecedne sisteme. Učenje uporabe teh sistemov je ključnega pomena, da se odločite za tistega, ki je najbolj primeren za vas. Čeprav obstaja več kategorij, je razumevanje osnov teh sistemov vlaganja enostavno.
Odločite se za vrsto abecednega in številčnega sistema, ki bi najbolje deloval za vrste dokumentov, ki jih želite vložiti. Obstajajo trije osnovni abecedni sistemi in štirje numerični sistemi, od katerih je najpogostejši decimalni sistem. Trije abecedni sistemi so aktualni, enciklopedijski in geografski.
Začnite z določitvijo sistema "aktualnega abecede". To je znano tudi kot sistem "slovarja" in ga je najlažje razumeti. V tem primeru ima vsaka datoteka naslov in ti naslovi so razporejeni po abecednem vrstnem redu od A do Z. Niso razvrščeni v teme in nimajo kategorij, zato je ta sistem običajno najboljši za manjše količine datotek.
Razumevanje sistema "enciklopedija" ali "tajnosti". V tem sistemu so velike splošne naslove ali teme, kot sta zgodovina ali filozofija, ki imajo znotraj sebe manjše teme, abecedno razvrščene. Če je potrebno, so lahko znotraj teh tarifnih podštevilk dodatne datoteke, urejene abecedno. Na primer, v zgodovini ste lahko imeli podnaslove z desetletji, znotraj teh datotek pa datoteke, ki označujejo nekatere vidike zgodovine, na primer tehnologijo ali vojno. Te podkategorije se lahko nadaljujejo, dokler menite, da je sistem za vlaganje vlog za vas učinkovit.
Razmislite o učenju "geografskega" sistema za dokumente, ki vsebujejo informacije o krajih. Tako kot enciklopedijski sistem ima ta sistem tudi večje kategorije, kot so države ali države s podkategorijami, kot so mesta ali mesta, vpisana znotraj njih po abecednem vrstnem redu.
Razumeti vsaj osnove sistemov za decimalno vložitev. To je sistem desetletij Dewey, ki ga knjižnice najpogosteje uporabljajo za razvrščanje knjig in referenčnih gradiv po klicnih številkah. V tem primeru ne smete imeti več kot 10 kategorij zaradi decimalne omejitve, če uporabljate samo številke od nič do devet. Teh deset kategorij lahko nato razdelimo v 10 dodatnih kategorij, kolikor je potrebno, na enak način, kot deluje enciklopedijski abecedni sistem.
Razčlenite decimalni sistem na enostavne koščke. Mogoče na primer vaša trenutna knjižnica zahteva tri decimalna mesta, da bi bilo deset kategorij navedenih kot 000, 100, 200 in tako naprej, vsaka z naslovom. Znotraj vsake od njih bi bile podkategorije, na primer 002 ali 103, dokler niso vstavljeni vsi decimalki. V tem primeru 002 pomeni kategorijo v 000-ih, 103 pa kategorijo v kategoriji 100-ih. Ta sistem je primeren za izredno veliko količino informacij, saj lahko decimalne decimalke po potrebi razširite in dodate.